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CEMP es una solución de pedidos electrónicos web, un producto independiente que puede ser integrado con el producto SoftlandERP. La característica principal del producto es que se encuentra desarrollado bajo la plataforma HTML5 que proporciona compatibilidad funcional bajo cualquier plataforma de sistema operativo que se desee utilizar, incluyendo el soporte bajo los sistemas operativos de las tabletas que corren bajo Android como las conocidas Samsung Galaxi o las tabletas iPad que corren bajo MAC iOS.

Características del Producto :

 

Esta versión contempla las siguientes modificaciones en el producto :

  • Compatibilidad funcional con versión 7.0 de SoftlandERP,  manteniendo la compatibilidad con la versión 6 en los diferentes releases.

En relación al nuevo motor de aplicación de bonificaciones y descuentos de la versión 7.0 de Softland todavía no será soportado en la versión 3.0 de CEMP,  pero si se manteniene el soporte 100% del motor de 6.0 de bonificaciones y descuentos que sigue soportandose en SoftlandERP 7.0.

Adicionalmente,  se incorporó un parametro de configuración en el archivo XML para establecer la versión 6 o 7 de SoftlandERP que se esta utilizando con el fin de que permita adicionar modificaciones en el pedido que se incorporaron en la versión 7.0,  por ejemplo la inserción en las líneas del pedido del centro de costo y la cuenta contable en cada línea de producto.

  • Incorcoporación de funcionalidad de COBRANZA para la generación de documentos de pago de tipo depositos, recibos y transferencias en línea directamente en SoftlandERP.

Este cambio adiciona en el mantenimiento de usuarios un parámetro adicional para activar la funcionalidad de cobranza a los clientes y en los parámetros del sistema permite opcionalmente activar o desactivar la aplicación del pago a documentos factura.

Permite la impresión de un documento de pago con todo el detalle del tipo de documento generado, montos de pago y aplicación a documentos factura.

También se incorpora una pantalla de revisión de documentos pendientes de aplicar para ejecutar su aplicación,  si esta activo en el sistema la opción de aplicación, y la impresión o re impresión del documento.

Adicionalmente,  se incorporó un nuevo reporte que permite visualizar los documentos de pago por tipo y totalizados para poder utilizarlos con un reporte de cierre de cobranza.

Se incorporó un parámetro para definir el correo electrónico de cuentas x cobrar de manera que ese correo electrónico reciba notificaciones de los documentos de pago creados por los usuarios.

  • Incorporación de funcionalidad de Autorización de Pedidos por parte de una persona encargada de Proveeduría.

Se crearon nuevos campos en el mantenimiento de usuarios que permiten determinar si un usuario requiere autorización para sus pedidos y se le permite definir cual va ser el usuario que va autorizar esos pedidos.

Se creo un nuevo perfil de usuario denominado “Autorizador” que permite a una persona con esa responsabilidad ingresar a una pantalla que únicamente le permitirá revisar el detalle del pedido y autorizarlo o devolverlo a su creado.

Se incorporaron notificaciones de correo electrónico para el usuario “Autorizador” de los pedidos pendientes de autorizar por parte de él y a los usuarios generadores de los pedidos No Autorizados para su revisión.

  • Incorporación del Concepto de instancias de ejecución del producto sobre una misma compañía y base de datos.

Se creo la posibilidad de poder contar con varias instalaciones de CEMP sobre el servidor web que respondan a diferentes nombres y que se encuentren configuradas hacia una misma compañía pero con diferentes parametros de configuración de CEMP,  por ejemplo se puede tener una instancia que permita Reservar y otra que no lo permita.

Se incorporó la posibilidad de personalizar el PREFIJO del consecutivo de pedido que va utilizar cada instancia de CEMP que este operando,  esto brinda la posiblidad de poder identicar por el consecutivo los pedidos que son generados en cada una de las instanacias.

  • Incorporación de un nuevo reporte resumen que permite visualizar para un rango de fechas los pedidos colocados por estado con una totalización general del monto de acuerdo a los filtros colocados.
  • Simplificación del proceso de adicionar líneas al pedido desde la pantalla principal,  de manera que si se coloca un código de producto completo y ese producto existe en una única bodega y localización el sistema solamente desplegará la descripción del producto y activará en la pantalla el campo cantidad para adicione la línea,  no se desplegará la pantalla emergente para disminuir el tiempo de adicionar líneas al pedido si hay coincidencia en el código y si lo existe en una única bodega y localización.

Factura electrónica en Costa Rica

Es un documento comercial en formato electrónico con efectos tributarios generado, expresado y transmitido que sustituye a la factura en papel. La factura electronica la puede utilizar cualquier tipo de empresa. En Costa Rica es permitido utilizar la factura electronica de acuerdo a la resolución DGT-R-48-2016 de la Dirección General de Tributación. Los documentos con los que es permitido trabajar son los siguientes:

  • Factura
  • Nota de crédito
  • Nota de débito
  • Tiquete electrónico
  • Acuses de aceptación o rechazo de documentos

Planes de facturación electronica

 

Profesional* Pyme 1 Pyme 2 Empresarial 1 Empresarial 2
Usuarios 1** 2 3 5 7
Documentos electrónicos Ilimitado 300 600 1000 1500
Precio mensual ₡6.000 ₡10.000 ₡19.000 ₡33.000 ₡49.500
Funcionalidades
MultiEmisor
Administración de usuarios
Proformas
Productos/Servicios
Facturas electrónicas
Notas de débito electrónicas
Notas de crédito electrónicas
Recibos electrónicos
Reportes
Recepción

*El plan profesional aplica únicamente para profesionales independientes.

**El plan profesional es monousuario.

CEMP está desarrollado bajo el lenguaje HTML5. Éste lenguaje corresponde a la quinta y última revisión del lenguaje básico Word Wide Web. El desarrollo de este lenguaje de marcado es regulado por el Consorcio W3C. Esta situación en particular asegura una estandarización adecuada que permite que el desarollo de aplicaciones utilizando HTML5 pueda ser interpretado adecuadamente por la mayoría de los navegadores para Internet sin importar la plataforma de Sistema Operativo sobre el cuál se encuentra corriendo.

La tecnología utilizada en el lenguaje de programación permitirá al usuario final de la herramienta, que la misma pueda ser accesada desde un smartphone como un iPhone o una tableta que se encuentre por ejemplo corriendo Android o Mac iOS como la conocida iPad.

La aplicación se debe instalar sobre un servidor de Microsoft Windows 2008 o Superior utilizando el WebServer de Microsoft IIS 7 con que cuenta el Sistema Operativo.

La aplicación utiliza el mismo motor de base de datos de Microsoft SQL Server que contiene la instalación del Servidor de Base de Datos de ExactusERP.

CEMP se encuentra 100% integrado a las estructuras de datos de ExactusERP, de manera que toda la información que se consulte o muestre el sistema será obtenida de manera directa de la base de datos principal de ExactusERP.

De la misma manera, toda la información que sea generada por medio del sistema, se estará almacenando de manera directa sobre las estructuras de datos de Exactus ERP.

A nivel de la parametrización del sistema de ExactusERP se deben realizar los siguientes ajustes para su adecuada operación con el sistema CEMP:

  • Definición de un consecutivo CEMP-XXXXX: Corresponde a un consecutivo particular para los pedidos que se generan en el sistema de manera que se puedan diferenciar fácilmente de los consecutivos que se generan directamente dentro de ExactusERP.
  • Definición de una lista de precios CEMP-Global: Este requierimiento es opcional y provee la posibilidad de que los pedidos que se generen por medio del CEMP puedan contener un precio diferente para el usuario final que elabora el pedido. El uso de una herramiento para pedidos web proporciona la posibilidad de que los clientes finales sean auto suficientes a la hora de colocar sus ordenes, lo cúal podría traducirse en disminución de costos y por consecuente una dismución del precio de venta de los artículos. Algunas empresas le trasladan este beneficio al cliente final por medio de una lista de precios especiales.
  • Activación de Aprobación de Pedidos: Se requiere para la funcionalidad del sistema que el parametro de aprobación de pedidos en el módulo de facturación de ExactusERP se encuentre activo.
  • Reserva de Campos Rubro 4 y Rubro 5: Estos dos campos deben estar disponibles dentro de ExactusERP para que su operación sea exitosa. CEMP utiliza estos dos campos para el manejo de estados intermedios de los pedidos y para la identificación del usuario de CEMP que los generó.

CEMP permite a los usuarios finales del producto iniciar el proceso de registro en el sistema. Una vez registrado el usuario, el administrador del sistema será el responsable de parametrizar adecuadamente la información del mismo.

CEMP contempla la definición de dos tipos de usuarios :

  • Usuarios Administrador: Son los usuarios que se definen dentro de la organización para el acceso completo e ilimitado de las funcionalidades y parametrización del sistema. Por defecto cuando se instala una instancia del producto se crea un usuario WebMaster@WebMaster.com con contraseña webmaster para iniciar el proceso de parametrización. Es altamente recomendable que la contraseña de este usuario sea cambiada una vez ingresado al sistema.
  • Usuarios Internos: Son usuarios que son parte de la organización y que cumplen una función comercial de generación de pedidos desde dentro o fuera de la organización. Por ejemplo pueden ser los agentes de un departamento de TeleVentas o la Fuerza de ventas de Agentes de la empresa que se operan desde fuera de la organización.
  • Usuarios Externos: Son los clientes finales, quienes se registran con el objetivo de que la empresa les proporcione un mecanismo de acceso para que por medio del sistema CEMP ellos puedan ser auto suficientes y generar los pedidos de producto.

Adicional a la definición del tipo de usuario interno o externo, es necesario definir el role que el usuario va tener dentro del sistema y para eso nos vamos a encontrar tres roles diferentes que dependiendo del tipo de usuario su funcionalidad va estar limitada.

  • Agente: El role de Agente lo puede tener tanto un usuario interno como un usuario externo, la diferencia principal es que el usuario interno va poder hacer su gestión de pedidos sobre cualquier cliente mientras que el usuario externo solamente va poder hacer la gestión de pedidos sobre el cliente asignado. De manera adicional un usuario externo con este role no tiene acceso a la manipulación de descuentos en las líneas del pedido. En ambos casos un usuario con el role de Agente solamente puede visualizar los registros creados por él mismo.
  • Administrador: El role de Administrador está creado para las personas que tiene una gestión de supervisión sobre la labor de los usuarios con el role de Agente. Un usuario con éste role puede visualizar todos los registros creados en el sistema.
  • Despachador: El role de Despachador está creado únicamente para asignarle una tarea específica de actualizar la cantidad real de producto que se le está entregando a un cliente previo a la generación de un documento o factura. Ésta función solamente está activa si en los parámetros del sistema CEMP se configuró para que el Despacho se permitiera previo a la generación del documento factura.

El producto CEMP ha sido concevido de manera que múltiples instalaciones del producto puedan ser instaladas y configuradas sobre un mismo servidor web bajo Microsoft IIS 7.0, esto permite que se pueda tener una instalación del producto disponible para cada compañía que se tenga establecida en ExactusERP.

CEMP incluso permite tener sobre una misma compañía dos o más instalaciones con diferentes parámetros establecidos de manera que, por medio de un URL diferente, se tenga acceso a cada aplicación con diferente impacto sobre ExatusERP según los parámetros establecidos.

Para detallar con un ejemplo lo mencionado anteriormente, podemos tener sobre una compañia denominada Empresa A dos instalaciones bajo los siguientes nombres :

Captura de pantalla 2013-07-19 a la(s) 14.54.45

En relación al licenciamiento de usuarios activos internos y externos, CEMP permitirá utilizar la cantidad de usuarios licenciados para cada compañía definida dentro de la licencia de ExactusERP.

Esto quiere decir que si posee la licencia básica de 10 usuarios internos y 1000 usuarios externos, esa cantidad de usuarios que provee la licencia básica va estar disponible para cada compañia definida en ExactusERP.

En el caso de que se usen dos instalaciones hacia una misma compañía, la cantidad de usuarios establecida en la licencia de CEMP será compartida por las dos instalaciones.

Notificaciones de Pedido vía Correo ElectrónicoCEMP notificará al administrador del sistema de los pedidos que sean generados y de las modificaciones de estado que sufran los pedidos.

 

 

Adicionalmente, el sistema provee una funcionalidad de poder enviar vía correo electrónico los pedidos que se generen con todo su detalle a una cuenta definida por parte del cliente a la hora de hacer el pedido para recibir una copia del mismo o las notificaciones.Envio de Pedidos de PEW

Los pedidos serán recibidos de manera inmediata al correo electrónico de notificaciones definido por el usuario ó si no fue definido a la cuenta de correo electrónico que se encuentra definida dentro del expediente del Cliente en ExactusERP.

 

 

Pantalla de Pedidos Por DespacharCEMP ofrece una funcionalidad adicional para poder establecer una función de despacho o alisto de pedidos antes de que el mismo se convierta en un documento factura dentro de ExactusERP.

Esta es una funcionalidad opcional, que se activa o desactiva dentro de los parámetros del sistema dependiendo de si el cliente desea hacer uso de la misma.

Cuando la funcionalidad está activa, una vez que el pedido es enviado a procesar, de manera automática el sistema va a colocar el pedido en un estado adicional denominado “Por Despachar”, este es un estado de pedido que solo puede ser visualizado desde CEMP, si el pedido es consultado dentro del módulo de Facturación en ExactusEPR el pedido se visualizará en estado “Normal”, este estado transitorio de un pedido se controla por medio del campo Rubro4 que se definen en los parámetros del módulo de Facturación de ExactusERP.

Los pedidos que se encuentran en estado “Por Despachar” serán visualizados por medio de un usuario interno definido con un role denominado “Despachador”; es importante mencionar que cuando se crea un usuario con este Role se le debe definir de qué bodegas va estar autorizado él para despachar pedidos.

La función de este usuario despachador, va a ser básicamente re validar la cantidad de producto para cada línea de pedido que se le va Pantalla de Busqueda de Pedidos Por Despacharentregar al cliente, el solamente va poder agregar comentarios u observaciones al pedido y su función principal es colocar en el campo denominado “Cantidad a Facturar” la cantidad que se estará entregando al cliente. Importante mencionar que cuando se actualiza la cantidad a facturar nuevamente el sistema validará las existencias del producto si se tiene ése parámetro activo en el sistema.

Una vez modificadas todas las líneas de un pedido, el despachador guardará el pedido y el sistema le ofrecerá la opción de imprimir un comprobante que puede servir como una guía de entrega de lo que eventualmente él esta confirmando se le entregó al cliente.

Cuando se guarda el pedido, de manera automática el sistema coloca el pedido en estado “Aprobado” para que pueda continuar su proceso de facturación.

Como parte de las opciones de definición de parámetros en el sistema, CEMP ofrece la posibilidad de que el administrador pueda definir y dar mantenimiento a las opciones de Documentos a Generar en función de la familia de productos que se tienen definidos en ExactusERP.

Familia - Documentos a GenerarEs importante mencionar que CEMP considera los valores de familia los que se definieron dentro del Módulo de Inventario de ExactusERP en el campo clasificación1.

Esta asignación de familias con los tipos de documentos a generar, lo que permite es que el pedido lleve predefinido uno de los tipos de documentos que se pueden generar a partir de un pedido dentro de ExactusERP.

Si el sistema tiene activada esta funcionalidad y no encuentran una opción de documento a generar para una factura, asume el valor por defecto que esta definido en el cliente en ExactusERP.

 

 

Mantenimiento de Clientes

 CEMP tiene la posibilidad, si así lo desea la empresa, de definir condiciones de pago específicas para un cliente en función de una familia de productos.

CEMP provee una interfaces de mantenimiento de clientes para poder asignar a cada uno de ellos condiciones específicas de pago para una o todas las familias definidas dentro de ExactusERP.

Es importante mencionar que CEMPconsidera los valores de familia los que se definieron dentro del Módulo de Inventario de ExactusERP en el campo clasificación1.

Los clientes, las familias y las condiciones de pago son todas las que se encuentran establecidas dentro de ExactusERP, CEMP no provee un mantenimiento para ninguna de estas estructuras de datos, todas ellas deben ser creadas y actualizadas dentro de ExactusERP, lo que CEMPofrece es la Asignación de Condiciones de Pagoposibilidad de asociación de condiciones de pago específicas para cada familia en un mantenimiento cliente por cliente.

Si este parámetro se encuentra activo dentro de CEMP y no existe una definición de una condición de pago para una familia y un cliente en particular, el sistema utilizará la condición de pago por defecto que se tienen definido en el expediente del cliente dentro de ExactusERP.

 

 

 

 

CEMPofrece la posibilidad de si el cliente tiene el sistema ExactusERP configurado para la utilización de Bodegas y Localizaciones que estas funcionalidades puedan ser soportadas en los Pedidos Electrónicos Web. Esta funcionalidad es un parámetro más del sistema y puede ser activada o desactivada según se requiera en cada instalación.

Cuando esta funcionalidad se encuentra activa, y el sistema encuentra existencia de producto en diferentes bodegas o en una misma bodega pero en diferentes localizaciones, se mostrará un registro con su respectiva existencia para cada bodega y localización que lo contenga.

Manejo de Localizaciones

Porcentaje de Descuentos

 

CEMP ofrece la posibilidad a los usuarios internos con el role de Agente que puedan ofrecer descuentos a sus clientes cuando están montando el pedido.

El manejo de descuentos que ofrece el producto en este momento es un descuento a nivel de la línea del pedido y utiliza el campo Utilidad Mínima Aceptada, que se define en el nivel de precios de ExactusERP.

Básicamente permite el descuento si el mismo se encuentra dentro de un rango que le permita mantener la utilidad mínima de producto definido en ExatusERP.

Para determinar el rango de descuento que se le puede aplicar a un producto, si el descuento aplicado no permite obtener la utilidad Error de Descuentomínima del producto el sistema le desplegará un mensaje de error al agente y le informará el rango que podría utilizar de descuento.

 

 

 

 

 

CEMP permite, dependiendo del role de usuario definido, acceder al estado de cuenta de un cliente con el detalle financiero del mismo y los documentos relacionados que conforman el saldo.

Pantalla de Estado de CuentaLa pantalla ofrece la posibilidad de mostrar los registros en un rango de fechas específico y establecido por el usuario del sistema, por defecto la lista de documentos que se visualiza es de un período de 2 años.

Es importante mencionar que por razones de confidencialidad, estos estados de cuenta solo los podrán visualizar los usuarios con el role de Administrador y los usuarios con el role de Agente podrán visualizar los estados de los clientes que ellos tengan vinculados dentro de ExactusERP.

La vinculación entre el Agente y el Cliente se realiza por medio de la asignación del vendedor dentro del expediente del cliente, cada usuario interno de tipo agente debe tener asociado un vendedor que le permitirá el acceso a la información de sus clientes.

 

Pantalla de Historial de Compras

 

CEMPofrece al usuario del sistema la posibilidad de visualizar un historial de los productos que el cliente activo o cliente seleccionado ha adquirido en el pasado.

Por medio de esta pantalla de consulta el cliente podrá realizar búsqueda de productos dentro del historial de compras del cliente y ver toda la información relativa a la compra de ese producto, fecha, factura, documento y monto.

La pantalla muestra en su vista por defecto 2 años de transacciones que el cliente tenga de la fecha en que se accede a la pantalla hacia atrás, de manera adicional ofrece la posibilidad de realizar búsquedas en ese rango de tiempo o que el cliente re defina por los filtros, por el código del artículo y por medio de palabras específicas dentro de la descripción de los artículos.

 

 

 

Pantalla Consulta de TransportistaCEMPofrece al usuario del sistema la posibilidad de visualizar un historial de los productos con la información del transportista y conductor que despacho el producto para el cliente activo o cliente seleccionado.

Por medio de esta pantalla de consulta el cliente podrá realizar búsqueda de productos dentro del historial de compras del cliente y ver toda la información relativa a la compra de ese producto, fecha, factura, documento y transportista.

La pantalla muestra en su vista por defecto 2 años de transacciones que el cliente tenga de la fecha en que se accede a la pantalla hacia atrás, de manera adicional ofrece la posibilidad de realizar búsquedas en ese rango de tiempo o en el cliente re defina por los filtros por el código del artículo y por medio de palabras específicas dentro de la descripción de los artículos.

Pantalla de Busquedad de PedidosCEMPofrece de utilización de 4 parámetros importantes en relación al manejo de inventario que deben ser considerados a la hora de configurar la instancia de instalación del producto.

  • Permitir Reservar Artículos de Inventario : Éste parámetro permite la reservación del producto en el inventario para evitar que otra persona pueda tomar el producto antes de facturarlo. El cuidado que hay que tener con esta funcionalidad es el estar realizando por medio de un procedimiento administrativo la cancelación de pedidos que tengan más de una “x” cantidad de días definidos por la empresa, esto para que el producto no quede retenido en inventario sin la venta realizada y otro agente no lo pueda vender.
  • Permitir Reservar Parcialmente de Inventario : Ésta funcionalidad permite ajustar la cantidad pedida a la cantidad en existencia cuando la cantidad pedida no puede ser abastecida con la existencia. El usuario final recibe una notificación en pantalla de esta situación.
  • Mostrar Solamente Existencias : Ésta funcionalidad permite mostrar únicamente los registros de producto que contienen existencia dentro del inventario.
  • Permitir Sin Existencia : Ésta funcionalidad permite realizar pedidos aún cuando las existencias del producto se encuentran en cero.

Visualización de Fotografía

CEMP permite la activación o desactivación de estos parámetros no obstante deben ser cuidadosamente evaluados con el consultor a la hora de implementar una instancia del producto.

CEMPadicional mente permite la visualización de las imágenes de los productos desplegados en la búsqueda, éstas imágenes se encuentran almacenadas dentro de ExactusERP.

 

 

Pantalla de Catalogo y Busqueda de ArticulosCEMP cuenta con dos pantallas de búsqueda y visualización de producto. La primera de ellas permite realizar una búsqueda particular relativa a un código, descripción o parte de los campos. Adicional mente ofrece la posibilidad de realizar filtros por familia y Categoría del Producto. La segunda de ellas es una pantalla que muestra todo el catálogo en existencia de producto que se tiene.

En ambas pantallas es muy importante tomar en consideración que únicamente se visualizarán los artículos que se encuentran dentro de las bodegas y localizaciones que se les dio acceso a los usuarios que se encuentran dentro del CEMP.

 

CEMP ofrece la posibilidad de realizar operaciones sobre los pedidos que ya han sido generados por medio de la herramienta. La lista de funciones que se pueden realizar son las siguientes :

Pantalla de Operaciones sobre Pedidos

  • Editar : Mientras un pedido se encuentre en el estado “Normal” puede ser editado por el usuario que lo creo o por otro usuario con el role de Administrador.
  • Copiar : Permite poder realizar una copia de un pedido al mismo cliente sin importar el estado en que el mismo se encuentre, cuando se selecciona ésta opción se abre la pantalla de pedidos con todas las líneas para que se editen las cantidades.
  • Enviar : Permite enviar el detalle de un pedido vía correo electrónico, siempre y cuando el pedido tenga definido un correo electrónico de notificación.
  • Estado : Ésta opción está solamente disponible para los usuarios con el role de Administrador y permite cambiar el estado de un pedido siempre y cuando el mismo no se encuentre en estado “Facturado”.
  • Cancelar : Ésta opción permite cancelar un pedido que no se encuentre en estado “Aprobado” o en estado “Facturado” y hace una reversión de las líneas de producto reservado, si se tenía el parámetro de reserva activo.
  • Imprimir : Ésta opción permite realizar la impresión en papel de un pedido con todos sus detalles e información de cliente.

Para mayor información sobre el Esquema Licenciamiento por favor escribirnos a ventas@itsales.co.cr ó llámanos al número 2452-2331.